11 июля 2017     2

Автоматическое уведомление коллег об отпуске

Последние несколько лет общаюсь по электронной почте больше чем по телефону. Приложение Microsoft Outlook нравилось ещё в студенческие годы, но тогда не мало кто им пользовался. Теперь не представляю как можно эффективно работать без электронной почты.

Точно также с почтой работают и коллеги, часто друг друга ставим в копию, что подразумевает информирование о происходящем и не требует ответа. Посредством электронной почты ставятся задачи, назначаются и подтверждаются совещания, рассылаются протоколы, письма, договора, согласовываются технические требования.

Хорошим тоном считается установка уведомления об отпуске, командировке и т.п. Если меня нет на рабочем месте, то коллега отправив в мой адрес письмо получает автоматический ответ информирующий о том, что получатель в период, например с 05.07.2017 по 15.07.2017 находится в отпуске.

В различных сервисах, приложениях уведомления настраиваются по разному. Несколько примеров — Outlook, Яндекс, Gmail.

Настройка автоматических ответов в Outlook

Автоматическое уведомление в Outlook настраивается в несколько кликов. Настройки — Автоматические ответы. Можно задать период времени в который будут доставляться автоматические ответы, отправлять автоматические ответы только тем кто есть в списке контактов.

Настройка автоматических ответов в Outlook

Настройка ответов в Gmail

Gmail может больше чем Outlook. Если пользователь отправляет вам несколько сообщений, то автоответ он будет получать не чаще одного раза в 4 дня. Логично.

Настройка ответов в Gmail

Настройка ответов в Яндекс

В Яндексе надо использовать для отправки автоматических ответов правила и условия.

Настройка ответов в Яндекс

Заключение

Удобная и полезная вещь автоматические уведомления. Используйте их в работе, а вернувшись из отпуска, командировки не забудьте отключить (если не указали последний день).

В Microsoft Outlook 2013 уведомления завязаны на шаблонах, если в ваше отсутствие администраторы переустановят Windows, не восстановят шаблоны, то автоматические уведомления отправляться не будут.

Обсуждение: 2 комментария
  1. Олег:

    Статья конечно же полезная, но не раскрыта самая главная тема — как настроить автоматические ответы не в браузерной версии почты, а в программной версии…

    Ответить
    1. Денис Маркевич:

      Outlook 2013. Написать текст письма содержащий текст автоматического ответа, сохранить как шаблон. Потом Файл — Управление правилами и оповещениями, новое правило. В мастере правил — Применение правила к полученным мной сообщениям. Условия отбора — Содержащие моё имя в поле «Кому» или «Копия». Действие — Ответить используя указанный шаблон. Указать шаблон. Готово.

      Ответить

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2017 Денис Маркевич · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru